Die bundesweite Auszeichnung für medienpädagogische Projekte
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gmk@medienpaed.de

Datenschutzerklärung

Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Wir, die GMK e.V. – Gesellschaft für Medienpädagogik und Kommunikationskultur (im Folgenden auch „GMK„, „wir“ und „Verantwortlicher“ genannt), nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie diesen Datenschutzhinweisen.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

I. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Webseite ist

GMK e.V. – Gesellschaft für Medienpädagogik und Kommunikationskultur
Obernstr. 24a
33602 Bielefeld

Vertreten durch:
Dr. Friederike von Gross, GMK-Geschäftsführerin
Rüdiger Fries und Prof. Dr. Eik-Henning Tappe, GMK-Vorsitzende

Kontakt:
Telefon: 0521/677 88
Fax: 0521/677 92
E-Mail: gmk(at)medienpaed.de

II. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

1. Besuch unserer Webseite

a) Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Webseite (Server-Logfiles)

Beim Besuchen unserer Webseite werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erhoben und gespeichert, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP-Adresse
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Webseiten, die auf unserem Server aufgerufen werden
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Informationen sind technisch notwendig, um die von Ihnen angeforderten Inhalte von unserer Webseite korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung unserer Webseite zwingend an. Die Informationen werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Webseite,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Webseite,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir behalten uns zudem vor, die Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

b) SSL-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

c) Adobe Fonts

Wir setzen Adobe Fonts zur visuellen Gestaltung unserer Website ein. Adobe Fonts ist ein Dienst der Adobe Systems Software Ireland Ltd. der uns den Zugriff auf eine Schriftartenbibliothek gewährt. Zur Einbindung der von uns benutzten Schriftarten, muss Ihr Browser eine Verbindung zu einem Server von Adobe in den USA aufbauen und die für unsere Website benötigte Schriftart herunterladen. Adobe erhält hierdurch die Information, dass von Ihrer IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die IP-Adresse wird von Adobe nicht gespeichert. Weitere Informationen zu Adobe Fonts finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Adobe, die Sie hier abrufen können (https://www.adobe.com/uk/privacy/policies/adobe-fonts.html).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse im Zusammenhang mit Adobe Fonts ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) an der effizienten und ansprechenden Bereitstellung unserer Webseite.

2. Tracking und Cookies

a) Cookies

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, können wir Cookies verwenden und damit zusammenhängende Informationen für die unten genannten Zwecke verarbeiten. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Webseite auf Ihr Gerät (z.B. Computer, Smartphone) übertragen werden und die Ihr Browser speichert.

i) Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, um unsere Webseite funktionsfähig und sicher zu machen oder die Ablehnung von Cookies zu speichern.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit solchen Cookies ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) am effizienten Betrieb und der sicheren Bereitstellung unserer Webseite. Weitere Informationen zu Cookies, einschließlich Zwecken, Anbieter und Speicherdauer der einzelnen Cookies finden Sie im Cookie-Banner.

ii) Analyse Tool (Verwendung von Matomo)

Wir setzen auf unserer Webseite den Webanalysedienst von Matomo ein. Beim Betreten unserer Website werden die Zeit, der Ort und die Häufigkeit Ihres Webseiten-Besuchs einschließlich Ihrer IP-Adresse, an unseren Server übertragen und dort gespeichert. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert und nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten werden nicht mit anderen erhobenen Daten zusammengeführt. Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung Ihrer IP-Adresse im Zusammenhang mit Matomo ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

b) Eingebettete YouTube-Videos

Wir binden YouTube-Videos in unser Online-Angebot ein, die auf YouTube.com („YouTube“) gespeichert und von unserer Webseite aus direkt abspielbar sind. Betreiber der Videoplattform YouTube ist in der EU die Google Ireland Limited (Reg-Nr.: 368047), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Für die u. g. empfangenen Daten ist YouTube verantwortlich.

Wir nutzt die von Google zur Verfügung gestellte Option „erweiterter Datenschutzmodus“, sodass Ihre Daten als Nutzer nur dann an YouTube übertragen werden, wenn Sie die Videos tatsächlich abspielen. Auf diese Datenübertragung haben wir keinen Einfluss.

Im Falle des Abspielens der Videos erhält YouTube die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Webseite aufgerufen haben. Zudem werden Daten wie IP-Adresse und Zeitstempel übermittelt. Wenn Sie bei Ihrem YouTube bzw. Google Konto eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei YouTube nicht wünschen, müssen Sie sich vor Abspielen des Videos ausloggen. YouTube speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Webseite.

Zudem setzt YouTube Cookies ein, um Informationen über das Nutzerverhalten zu sammeln. Die Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Sie können durch entsprechende Einstellung in der Browser-Software verhindern, dass YouTube Cookies speichert.

Rechtsgrundlage für die Übermittlung von GMK an YouTube ist Ihre Einwilligung,  Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen zu dem Widerrufsrecht finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

Die Daten werden ggf. auch an Server von Google in den USA übertragen. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des „EU-US Data Privacy Framework“ („DPF“). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Google hat sich unter dem DPF zertifizieren lassen.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?contact=true&id=a2zt000000001L5AAI&status=Active.

3. Kontaktformular / E-Mail-Kontakt

Sie haben die Möglichkeit, per E-Mail und/oder Kontaktformular mit uns Kontakt aufzunehmen. Dies kann sowohl im Rahmen einer Vertragsbeziehung mit uns, im Vorfeld einer Vertragsbeziehung oder auch nur zu Informationszwecken erfolgen.

Im Rahmen dieser Kontaktaufnahme werden die Informationen aus dem Kontaktformular bzw. Ihrer E-Mail sowie Ihre Kontaktinformationen verarbeitet. Sofern Sie das Kontaktformular nutzen, werden zusätzlich die IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit verarbeitet.

Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Kontakt aufnehmen oder uns im Vorfeld zur Information über unser Leistungsangebot oder unsere sonstigen Services kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und Informationen zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage gemäß Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. b DS-GVO verarbeitet.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres bzw. ihres berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur sachgerechten Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage. Sofern die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation regelmäßig nicht fortgeführt werden. Weitere Information zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

4. Bewerbungsformular zum Dieter Baacke Preis

Sofern Sie sich für den Dieter Baacke Preis bewerben, stellen Sie uns in Ihren Bewerbungsunterlagen bestimmte Angaben und Dokumente zur Verfügung, die personenbezogene Daten enthalten können. Die Unterlagen werden im Rahmen der Vorauswahl und Sichtung der Bewerbungen und im Zusammenhang mit einer möglichen Preisverleihung gespeichert und elektronisch verarbeitet. Etwaige angehängte Dateien werden auf dem GMK-Server hierzu gespeichert. Nicht für die Preisverleihung berücksichtigte Projekte werden inklusive aller personenbezogenen Daten, angehängter Dateien und möglicher Folgekommunikation nach der Preisverleihung (jährlich im November) gelöscht. Preisträgerprojekte bleiben fünf Jahre lang bei der GMK gespeichert. Die Preisträgerprojekte werden auf der Dieter Baacke Preis-Webseite veröffentlicht.

Sofern Sie sich als natürliche Person bewerben, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten im Rahmen der Bewerbung zur Vertragserfüllung bzw. im Rahmen der Vertragsanbahnung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Sofern Ihre Bewerbung auch personenbezogene Daten von Dritten enthält oder Sie sich als juristische Person bewerben, erfolgt die Verarbeitung der enthaltenen personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres und Ihres berechtigten Interesses an der Durchführung der Auswahl des Gewinners, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

 5. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung selbst übermitteln. Die Daten werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz.

Wir bewahren Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für die Dauer von sechs Monaten auf. Die Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser Interesse besteht in der Geltendmachung oder Abwehr von möglichen Ansprüchen, insbesondere aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. In diesem Zusammenhang können wir Ihre Daten auch nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens für unsere Rechtsverfolgung verarbeiten.

6. Bezug des Newsletters

a) GMK-Newsletter für Mitglieder

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Mitglied in unserem Verein zu werden, erhalten Sie als Teil Ihrer Mitgliedschaft automatisch unseren Newsletter. Mit dem Newsletter informieren wir Sie über aktuelle Literatur, Studien, Stipendien, Praktikumsmöglichkeiten, Stellenausschreibungen, Veranstaltungen, Praxis- und Forschungsausschreibungen, neue Projekte und Materialien. Wir senden den Newsletter an die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Anmeldung für unseren Verein angegeben haben. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

b) GMK-Newsletter für Nicht-Mitglieder

Grundsätzlich ist unser Newsletter Mitgliedern der GMK vorbehalten. Sofern Sie aber Förderer oder eine Institution sind, können Sie den Newsletter auch erhalten, ohne Mitglied in unserem Verein zu sein. Zu diesem Zweck können Sie sich direkt an uns wenden und den Newsletter bestellen. Um Ihnen den Newsletter zusenden zu können, benötigen wird eine entsprechende E-Mail-Adresse, an die wir den Newsletter senden können.

In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer expliziten Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen zu dem Widerrufsrecht finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

7. Anmeldung im und Nutzung des Mitgliederportals

Die Mitgliedschaft bei der GMK berechtigt Sie zur Anmeldung in unserem Mitgliederportal, in dem Sie mit anderen Mitgliedern kommunizieren und kollaborativ miteinander arbeiten können. Das Portal wird von einem externen, Berliner Dienstleister betrieben, der mit entsprechender Auftragsverarbeitung beauftragt ist: wechange eG.

Für die Anmeldung und im Rahmen der Nutzung des Mitgliederportals ist die Verarbeitung bestimmter Informationen, wie beispielsweise Ihres Namens, für die Prüfung Ihrer Mitgliedschaft in unserem Verein notwendig. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

8. Spenden an uns

Daten zu Ihrer Person, die Sie uns im Rahmen einer Spende zur Verfügung stellen, verwenden wir ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Zuwendungen und der Erstellung einer Zuwendungsbestätigung. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Spende ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber erforderlich für die Durchführung der Spende. Die Verarbeitung findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Erfüllung eines Vertrages statt.

Im Falle einer Spende sind wir ggf. verpflichtet, Ihre Daten an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Zudem erfolgt ggf. eine Archivierung der Daten im Zusammenhang mit der Spende. Rechtsgrundlage für die Archivierung von Spenderdaten und Spendennachweisen ist das Vorliegen einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.

9. Mitgliedschaft im Fachverband

Sofern Sie Mitglied im Fachverband werden, verwenden wir Daten zu Ihrer Person, die Sie uns im Rahmen unseres Mitgliedsformulars zur Verfügung stellen, als Teil Ihrer Mitgliedschaft zur Kontaktaufnahme, Abwicklung Ihrer Zuwendungen und der Erstellung einer Zuwendungsbestätigung.

Soweit Sie sich für eine Landesgruppe registrieren, wird die Angabe Ihres Bundeslandes (und Ihres Wohnorts, falls angegeben) für die Zuordnung zu einer Landesgruppe verwendet und die Informationen über Ihre Mitgliedschaft an die jeweiligem Landesgruppensprecher*innen zum Zweck der Kontaktaufnahme und des Informationsaustauschs, sowie der Gruppen- und Rechteverwaltung übermittelt.

Angaben zu persönlichen Themenpräferenzen sowie die Anmeldung zu Fachgruppen sind freiwillig. Sofern Sie dazu Angaben machen, werden diese an die entsprechenden Fachgruppenleiter*innen weitergegeben. Sofern Sie an den ausgewählten Fachgruppen aktiv teilnehmen möchten, werden wir Ihnen diesbezüglich ggfs. Informationen zukommen lassen.

Als Mitglied schicken wir Ihnen zudem ggf. Infomaterial oder Fachbücher zu.

Die damit zusammenhängende Verarbeitung findet als Teil Ihrer Mitgliedschaft in unserem Verein gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO statt.

10. Veranstaltungen

a) Referent*innen

Wenn Sie uns mit einem Vortrag, Workshop oder einer vergleichbaren Leistung unterstützen, verarbeiten wir Ihre Daten zu diesem Zweck. Im Zuge der Organisation und Honorarabwicklung werden personenbezogene Daten der Kund*innen erfasst: Kontakt- und Adressdaten, Rechnungsdaten, sowie Veranstaltungsinformationen. Diese werden – sofern notwendig – an Veranstaltungs- und Reisedienstleister weitergegeben. Zahlungsdaten werden ggf. an die Bank des Vereins weitergegeben. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Erfüllung des Vertrages.

Nach Beendigung der Veranstaltung nehmen wir ggf. erneut Kontakt zu Ihnen auf, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, Sie über ähnliche, bevorstehende Veranstaltungen zu informieren. In diesem Fall erfolgt die Kontaktaufnahme auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Wenn Sie in unsere Referent*innendatei aufgenommen werden möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem inhaltlichen Angebot. Nach Aufnahme in diese Datei  können wir Ihre Daten zwecks der gewünschten Vermittlung an Vortragssuchende/ Veranstalter*innen weitergeben. Wenn wir um die Vermittlung von Referent*innen gebeten werden, entscheiden wir nach bestem Wissen, ob ihr Angebot thematisch zu dieser Anfrage passt. Differenzierte Angaben zu Ihrem Angebot helfen uns daher bei der passgenauen Vermittlung. Sie entscheiden in unserem Anmeldeformular darüber, welche Kontaktdaten weitergegeben werden dürfen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen zu dem Widerrufsrecht finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

b) Teilnehmende

Wenn Sie an einer unserer (oder durch uns organisierten) Veranstaltung teilnehmen, werden ggf. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten – sofern notwendig – zu organisatorischen Zwecken erhoben. Sofern eine Teilnahmegebühr fällig ist, werden im Zuge der Kostenabwicklung ggf. Lastschriftdaten (Einzug von Beiträgen) an die Bank des Vereins weitergeleitet. Sofern eine Übernachtung durch uns organisiert wird, werden Ihre Daten ggf. an Veranstaltungs- und Reisedienstleister weitergegeben werden (z.B. an in- und ausländische Hotels im Falle einer Zimmerbuchung) – dafür gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Nach Beendigung der Teilnahme nehmen wir ggf. erneut Kontakt zu Ihnen auf, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, Sie über ähnliche, bevorstehende Veranstaltungen zu informieren. In diesem Fall erfolgt die Kontaktaufnahme auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

c) Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen

Bei einigen unserer Veranstaltungen entstehen Foto- oder Videoaufnahmen, die wir für unterschiedliche Zwecke verwenden, z.B. für die interne Dokumentation, Bebilderung unserer Publikationen oder die Bewerbung der Veranstaltung auf Social Media, und auf die wir vorab hinweisen. Je nach Art der Veranstaltung, der Erkennbarkeit einzelner Personen und der geplanten weiteren Verarbeitung (z.B. einer Veröffentlichung) holen wir ggf. Ihre Einwilligung ein, sodass die Verarbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO gegeben ist. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zu dem Widerrufsrecht finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Punkt „Betroffenenrechte“. Darüber hinaus werden ggf. Foto- und Videoaufnahmen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, verarbeitet.

11. Verwendung von Zoom für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies im Vorwege transparent mitteilen und eine entsprechende Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-Applikation angezeigt.

Eine Protokollierung von Chatinhalten findet in der Regel nicht statt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich sein sollte, werden wir die Chatinhalte mit vorheriger Ankündigung und nach Einholung einer entsprechenden Einwilligung protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
  • Abteilung (optional)
  • Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Für Teilnehmende an Online-Meetings ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Die Aufzeichnung der Online-Meetings oder Protokollierung der Chatinhalte erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen zu dem Widerrufsrecht finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

Hinweis: Wir sind für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online Meetings steht, verantwortlich. Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom App eingeben. Wenn Sie die Zoom App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktion auch über eine Browser Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von Zoom finden.

III. Empfänger der Daten

In einigen Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben. Dies geschieht ausschließlich im Zusammenhang mit den oben genannten Zwecken der Verarbeitung und unter Einhaltung der geltenden Gesetze. Zu den möglichen Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten gehören die oben genannten sowie die folgenden Empfänger oder Kategorien von Empfängern:

  • IT-Dienstleister: Die Webseite der GMK sowie das Mitgliederportal werden von externen Dienstleistern gehostet. Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter.
  • Sonstige Dienstleister: Wir beziehen für die Durchführung verschiedener Tätigkeiten unseres Vereins externe Dienstleister ein. Beispielsweise beauftragen wir im Falle von Bestellungen der angebotenen Informationsmaterialien einen externen Dritten mit dem Broschürenversand. Sofern Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten an unseren Dienstleister Zoom übermittelt.
  • Veranstaltungs- / Reisedienstleister und Vortragssuchende: Im Zusammenhang mit Veranstaltungen arbeiten wir mit verschiedenen Dienstleistern, wie z. B. Hotels und Veranstaltungsdienstleitern zusammen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. weitergeben. Sofern Sie als Referent*in in unsere Referent*innendatei aufgenommen werden wollen, geben wir Ihre Daten ggf. an Vortragssuchende und Veranstalter*innen weiter.
  • Landesgruppensprecher*innen/Fachgruppenleiter*innen: Im Zusammenhang mit Ihrer Mitgliedschaft im Fachverband geben wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten an Landesgruppensprecher und Fachgruppenleiter weiter zum Zweck der Kontaktaufnahme und des Informationsaustauschs, sowie der Gruppen- und Rechteverwaltung.
  • Gerichte und Behörden: Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Gerichte und Behörden weitergeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, wie beispielsweise an das Finanzamt im Falle einer Spende, oder um unsere Interessen zu schützen oder unsere Rechte durchzusetzen.
  • Banken und Zahlungsdienstleister: Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Banken und Zahlungsdienstleister weitergeben, wenn dies beispielsweise für die Zahlung eines Honorars an Sie notwendig ist.
  • Weitere: Im Zusammenhang mit dem Abspielen von eingebetteten Videos auf unserer Webseite erfolgt – sofern Sie entsprechend einwilligen – eine Übermittlung Ihrer Daten an Google. Bei Nutzung der Webseite wird die IP-Adresse wie oben beschrieben an Adobe weitergegeben.

IV. Internationaler Datentransfer

Einige der unter Ziffer III. genannten Empfänger können in Ländern ansässig oder tätig sein, die weder Mitgliedstaaten der Europäischen Union noch Mitglieder des Europäischen Wirtschaftsraums sind („Drittland“). Für einige Drittländer hat die Europäische Kommission festgestellt, dass sie ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten, wozu auch die USA gehören, sofern das empfangende Unternehmen in den USA am EU-U.S. Data Privacy Framework teilnimmt (siehe https://www.dataprivacyframework.gov).

Wenn wir personenbezogene Daten an einen Empfänger übermitteln, der in einem Drittland ansässig ist, das nicht als angemessenes Land eingestuft wurde oder nicht unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, übermitteln wir Daten nur, wenn andere geeignete Garantien bestehen, wie die Standarddatenschutzklauseln, die von der Europäischen Kommission angenommen wurden. Sie haben das Recht, eine Kopie von den geeigneten Garantien einzusehen.

V. Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen verlangen.  Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist berücksichtigen wir die Zwecke, für die wir die betreffenden personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob diese Zwecke ohne die Daten erreicht werden können, die Kategorien der betreffenden Daten, die Risiken im Falle einer Datenverletzung und die gesetzlichen Verpflichtungen, die uns zur Aufbewahrung der Daten verpflichten. So werden z.B. personenbezogene Daten, die sich auf Ihre Anfragen oder Bestellungen beziehen, in der Regel sechs Jahre als Geschäftsbrief aufbewahrt (§ 257 Abs. 4 HGB, Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zehn Jahre als Handelsbrief (§ 147 Abs. 3 AO, Art. 6 Abs.1 lit. c DS-GVO).

VI. Keine automatische Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO statt.

VII. Betroffenenrechte

1. Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft nach Art. 15 DS-GVO über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir verarbeiten.

2. Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

3. Recht auf Löschung

Sie können nach Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben nach Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

5. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Ar. 77 Abs. 1 DS-GVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl zu beschweren. Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, https://www.ldi.nrw.de/kontakt/ihre-beschwerde.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Für den Fall, dass die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DS-GVO vorliegen, steht Ihnen das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen.

7. Recht auf Widerruf

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 DS-GVO. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, können Sie sich jederzeit unter der unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten an uns wenden.

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Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit.  e und f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

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VIII. Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gelten dann die neuen Datenschutzhinweise.

Stand: Oktober 2024